5 conseils pour réussir l’organisation d’événements

Comment organiser un événement professionnel ?

Cet article vise à vous aider à organiser un événement réussi.

1 – Une bonne gestion de l’enregistrement

L’accueil est la première chose que votre participant voit lorsqu’il arrive à votre événement. La première impression doit être la bonne !

S’il y a bien un élément qu’il faut avoir sous la main le jour de votre événement, c’est votre liste de participants. Assurez-vous que le personnel d’accueil puisse y avoir accès rapidement. En effet, il est probable que certains invités aient oublié leurs billets imprimables à domicile, qu’ils aient perdu leurs billets physiques ou encore qu’ils ne soient pas inscrits du tout.

Configurez un système qui permettra à votre personnel d’accueillir rapidement les participants et un bureau dédié aux cas particuliers afin de ne pas nuire à la fluidité de leur arrivée.

Faites un test pour déterminer le temps dont vous aurez besoin pour vérifier les différents types de billets et faire entrer les participants de la manière la plus efficace et rapide possible.

2 – Un système d’inscription facile à comprendre

Quel que soit votre événement, le formulaire d’inscription ne doit pas être complexe à déchiffrer. L’inscription doit être rapide, simplifiée par des champs préremplis et elle doit faire figurer un maximum d’informations sur l’événement (date, heure de début et fin, accès, programme, pourquoi le participant doit venir à votre événement, l’enregistrement dans son agenda, etc.).

Si votre événement comporte des informations tarifaires, faites preuve du plus de clarté possible. Si votre offre est compliquée à comprendre, vous risquez certainement de décourager une partie des intéressés.

Vous allez gagner du temps (et vous évitez des maux de tête) en créant une structure de prix simple. Une idée fausse pourrait être de penser que les festivals et les conférences puissent être l’endroit idéal pour mettre en place une structure de prix complexe avec des accès filtrés, des laissez-passer, etc.

Cela permet de rapporter un certain niveau de vente. Pourtant, la plupart des organisateurs d’événements qui atteignent, voir dépassent, ces mêmes niveaux de vente utilisent une tarification plus simple et intuitive. Par exemple, lors de la configuration de vos prix, évitez les tranches d’un euro : 21 €, 31 €, etc. qui rendent la vente en espèces beaucoup plus difficile.

De plus, si vous avez une offre promotionnelle, n’hésitez pas à l’utiliser et la mettre en avant, mais toujours de manière claire et lisible.

3 – Étudier en profondeur votre cible, votre public

Sans forcément réaliser de nombreuses études marketing, il convient d’avoir une bonne connaissance de votre public. C’est l’un des aspects les plus importants lors de l’organisation et la promotion d’un événement.

Avez-vous construit un profil type (comme un persona) ? Savez-vous ce que vos participants recherchent et les éléments qui les attirent ? Sont-ils intéressés par les nouvelles technologies ? Sont-ils présents et actifs sur les réseaux sociaux ? Comment vos participants s’inscrivent-ils en général : courriers, achat de billets sur place, commandes par téléphone, e-mail ou réservation en ligne ?

Internet étant incontournable, l’inscription en ligne permet d’augmenter la visibilité de votre événement. Vous avez donc besoin de faciliter la transition vers le web pour vos participants. S’il vous faut apprendre comment améliorer cela, pas d’inquiétudes, il existe différents outils, présentés plus loin dans cet article.

4 – Une bonne gestion du budget

Quel que soit le secteur d’activité, pour organiser un événement, il faut se plonger dans les chiffres. La gestion de budget est incontournable dans l’organisation d’un événement.

Les éléments constituant votre événement correspondent à plusieurs dépenses, et aucune ne doit être négligée. Par exemple, le restaurateur met dans son devis les éléments nécessaires pour livrer et servir le repas ; mais c’est à vous qu’il revient de vérifier que le lieu dispose du nombre de tables nécessaires, ou de prévoir d’en louer, pour l’installation du service et le confort des participants. Avec l’exemple du wifi, il faut s’assurer que le lieu de réception en fournit un de bonne qualité afin que tous les participants puissent s’y connecter ou à défaut le prévoir dans le budget de l’événement.

Comme il ne faut rien oublier, faites une check-list. C’est essentiel non seulement pour savoir qui fait quoi, mais aussi pour se rappeler ce qui a été fait, et par qui (car pour gérer les imprévus, il faut pouvoir contacter la bonne personne rapidement).

Ensuite, cherchez à comprendre chaque devis que vous recevez pour ne rien rater. Beaucoup de prestataires prennent une marge ou une commission, ce qui peut demander d’entreprendre des négociations.

Le facteur humain est également un élément qui peut rapidement devenir coûteux. Il faut y penser en amont. Pour réussir votre événement, vous devrez vous entourer de suffisamment de personnel. En cas de problème, vous devrez disposer d’individus capables de répondre aux questions et de gérer la situation. Lors de l’établissement de votre budget, pensez aux catégories requérant davantage de ressources financières (location de mobilier, restauration, recrutement, électricité, etc.).

Tous ces critères vous permettront de ne pas avoir de surprise au dernier moment, et de veiller ainsi à ne pas manquer de budget.

5 – Un système de gestion pour l’organisation

Maintenant que vous savez tout ce qu’il vous faut retenir et développer pour réussir un événement, notez qu’il est préférable d’utiliser des outils pour y arriver.

L’organisation événementielle est une chose qui peut rapidement devenir compliquée lorsqu’il faut travailler sur certains aspects sans avoir d’outils efficaces. Par exemple, pour la liste des participants, vous devez avoir un système qui puisse mettre à jour automatiquement votre liste en fonction des personnes qui ont confirmé, annulé, ou qui n’ont pas encore répondu. Cette liste doit être partageable facilement, donc en ligne, afin que toutes vos équipes d’accueil puissent y avoir accès le jour de l’enregistrement.

Il est conseillé de travailler avec un système de gestion en ligne de vos événements, qui vous permettra de planifier et suivre l’avancement de votre organisation : créer une page événement pour recueillir les inscriptions, suivre les participants, vendre vos billets en ligne, et même envoyer vos invitations.

De plus, envoyer et suivre ses invitations est un vrai défi : vous devez retenir à qui envoyer vos invitations, vos relances, vos confirmations, sans parler des derniers détails qui peuvent changer en dernières minutes.

Si vous souhaitez aller plus loin, découvrez comment créer une invitation efficace en cinq étapes.

Cet article devrait vous aider à y voir plus clair dans la gestion de vos événements et si vous gardez à l’esprit ces 5 conseils à suivre, vous aurez toutes les cartes en main pour réaliser un événement réussi.

22 TECHNIQUES DE VENTE POUR CONVAINCRE UN PROSPECT D’ACHETER !

Voici ci dessous la synthèse de ces 22 conseils, ainsi que la vidéo de 54 minutes de où je détaille ces 22 techniques de vente.

1 – Le petit cadeau
Le principe est de rendre redevable la personne ne lui offrant ne serait-ce qu’un café, un porte clé…

2 – La sympathie
C’est le principe du gentil voleur, c’est à dire de se rendre sympathique (ex: comme vous ressemblez à mon fils, moi aussi j’ai été étudiant…).

3 – L’orientation du choix via l’expression “Vous êtes libre…”

Cette phrase est terrible car lorsque vous dites “vous êtes libre de d’accepter ou pas cette offre, mais sachez que la promo se termine demain”, c’est une incitation à agir.

4 – Parce que….

C’est LA technique la plus forte pour persuader une personne, car elle permet de justifier des actions.

Vous pouvez utiliser “parce que” dans tous les contextes pour améliorer la puissance de votre demande.

5 – Le faux choix ou le choix forcé

Le but est de forcer la main à une personne, par exemple en lui disant “Vous préférez jeudi ou vendredi pour le prochain rendez vous” plutôt que “Vous voulez que nous refassions un rendez vous ?”

6 – L’argument statistique

Le principe est d’utiliser à la fois l’émotion et le factuel dans une même phrase, le factuel étant matérialisé par un argument statistique plus ou moins empirique (ex: 80% de nos ventes sont faites avec le produit A).

7 – La synchronisation

C’est le classique de la PNL, faire le miroir et imiter la personne en phase afin d’être en résonance.

8 – Le point commun (ou similarité)

C’est une technique qui permet d’avoir une meilleure conivence avec un prospect, il faut trouver un point commun (ex: une passion, des études…).

Le top étant d’avoir une personne qui vous recommande.

9 – Les 3 Oui

Le principe est d’obtenir 3 oui à des questions simples, avant de proposer un choix impliquant (ex: Cela correspond bien à votre budget ? C’est bien votre taille ? C’est bien la couleur ? OK super, vous payez par carte bleue ?).

 

 

Getting More Views and Traffic

Want more traffic? Here are some tips for attracting more visitors to your site:

Tell people in your social networks about your new post.

Promote your posts across your social networks with WordPress.com’s Publicizefeature, which will automatically tell your Twitter followers, Facebook friends, LinkedIn connections, and more as soon as you publish a new post. You can find more ideas in our Social Tools support pages.

Make your content visible to search engines.

If you want your post to be indexed by search engines such as Google and Bing, set your blog privacy settings to make your blog visible to all search engines. The internet is full of theories as to how you can raise your post’s visibility in search rankings: none will contest that original, high-quality content with a few well-chosen tags is the best way to get started.

Bug your real-life friends.

Encourage friends and family to read your blog: send them reminder emails when you update and talk to them about it when you meet in person. Better still, encourage them to sign up for updates using the Follow Blog Widget. Having a small audience of people you care about is better than having a million visitors and not knowing any of them.

Use appropriate tags.

Attach appropriate categories and tags to your posts so people can find them in the WordPress.com Reader. But be careful not to use too many tags — less than 15 tags (or categories or both) is a good number. The more tags you use, the less likely your post will be featured in the Reader. Read more on tagging.

Read and comment on other blogs.

Check out Discover to find great blogs and websites on your interests. Then, subscribe to these sites and get to know them a bit. When you read a post that moves you in some way, leave a comment. Read more on comments and creating online conversations.

Link to other blogs.

Blogging is all about engaging with others and interacting in online discussions. When you link to a blog post, the blogger will likely find your blog through their stats, Technorati, or a pingback, and come to see what you had to say. They may even subscribe to your site and leave a comment, as we suggested you do above!

Let people know about your posts.

If you’ve written a post with someone in mind, drop them a short email with a link to it.

NOTE: This approach works if used very sparingly, maybe once a month per blogger. You don’t want to annoy anyone or seem like a spammer.

Blog regularly.

Blogs that have more frequent and regular posting schedules tend to develop an audience quicker. If you need inspiration, check out resources like these how-tos on editorial calendars or serial post

Pay for traffic to your site.

Web applications like StumbleUponcan bring visitors to your posts with rates starting at $.10 per visit. If you’ve published a great post and you want some feedback from visitors, this can be a good way to get the ball rolling. Companies looking for broader distribution of their posts, including getting their content in front of journalists, may want to try services from companies such as PR Newswire. Read more on paying for traffic.

Relax! It takes time.

Even if you do all of the above, you won’t develop a huge following overnight. Building a sizable audience of engaged and loyal readers takes time. Many of the bloggers you admire have likely been at it for years. Stick with it, and don’t get discouraged by a slow start.

If you’re interested in learning the ins and outs of blogging, take a free course at Blogging U. Blogging 201: Branding and Growth is a two-week course focused on growing your blog and online presence.

Additional resources.

For more information, check out the Get Connected section of our Learn WordPress tutorial site, or download our free ebook on growing your traffic and building your blog

Marketing Audit In Details Made Simple

Definition: The Marketing Audit refers to the comprehensive, systematic, analysis, evaluation and the interpretation of the business marketing environment, both internal and external, its goals, objectives, strategies, principles to ascertain the areas of problem and opportunities and to recommend a plan of action to enhance the firm’s marketing performance.

The marketing audit is generally conducted by a third person, not a member of an organizations.

The firm conducting the Marketing Audit should keep the following points in mind:

• The Audit should be Comprehensive, i.e. it should cover all the areas of marketing where the problem persists and do not take a single marketing problem under the consideration.
• The Audit should be Systematic, i.e. an orderly analysis and evaluation of firm’s micro & macro environment, marketing principles, objectives, strategies and other operations that directly or indirectly influences the firm’s marketing performance.
• The audit should be Independent; the marketing audit can be conducted in six ways: self-audit, audit from across, audit from above, company auditing office, company task-force audit, and outsider audit.The best audit is the outsider audit; wherein the auditor is the external party to an organization who works independently and is not partial to anyone.
• The audit should be Periodical; generally, the companies conduct the marketing audit when some problem arises in the marketing operations. But it is recommended to have a regular marketing audit so that that problem can be rectified at its source.

Components of Marketing Audit

1. Macro-Environment Audit: It includes all the factors outside the firm that influences the marketing performance. These factors are Demographic, Economic, Environmental, Political, and Cultural.
2. Task Environment Audit: The factors closely associated with the firm such as Markets, Customers, Competitors, Distributors and Retailers, Facilitators and Marketing Firms, Public etc.that affects the efficiency of the marketing programs.
3. Marketing Strategy Audit: Checking the feasibility of Business Mission, Marketing Objectives and Goals and Marketing Strategies that have a direct impact on the firm’s marketing performance.
4. Marketing Organization Audit: Evaluating the performance of staff at different levels of hierarchy.
5. Marketing Systems Audit: Maintaining and updating several marketing systems such as Marketing Information System, Marketing Planning System, Marketing Control System and New-Product Development System.
6. Marketing Productivity Audit: Evaluating the performance of the Marketing activities in terms of Profitability and Cost-Effectiveness.

7. Marketing Function Audit: Keeping a check on firm’s core competencies such as Product, Price, Distribution, Marketing Communication and Sales Force.

Thus, the marketing audit helps to determine how well a firm’s marketing department is carrying out the marketing activities. And how much it is adding to the overall performance of the organization.

Edited by:Nono Frederic

The 5 Step Marketing Research Process

With constant change being the norm in marketing and business, one thing remains the same: the need for marketing research. Marketing research helps organizations identify opportunities and evaluate business decisions using data. In short, the marketing research process is the backbone of informed business decisions.

You might be surprised to hear that marketing research is one of the first things that organizations cut from their marketing budgets because of the high time (and sometimes monetary) investment. This is not exactly the best decision, especially when your company is planning to launch a new product or venturing into a new market. As some savvy startups have learned, marketing research doesn’t have to be expensive if you do it right and follow the right process.

Let’s review best practices when going through the five-step marketing research process.

1. Define the Problem or Opportunity

The most important part of the marketing research process is defining the problem. In order to do any research and collect data, you have to know what you are trying to learn from the research. In marketing research, defining the problem you need to solve will determine what information you need and how you can get that information. This will help your organization clarify the overarching problem or opportunity, such as how to best address the loss of market share or how to launch a new product to a specific demographic.

Develop questions that will allow you to define your problem (or opportunity), and examine all potential causes so that the research can be whittled down to the information you actually need to solve that problem or determine what action to take regarding an opportunity. Oftentimes, these are questions about who your target market or ideal buyer persona is. For example, “What does our ideal customer look like?” This might include demographic questions, what their occupation is, what they like to do in their spare time—anything to help you get a clearer picture of who your ideal buyer persona is. Consider as many variables and potential causes as possible.

2. Develop Your Research Plan

After you’ve examined all potential causes of the problem and have used those questions to boil down exactly what you’re trying to solve, it’s time to build the research plan. Your research plan can be overwhelming to create because it can include any method that will help you answer the research problem or explore an opportunity identified in step one.

To help you develop the research plan, let’s review a few techniques for conducting research:

3. Collect Relevant Data and Information

In marketing research, most of the data you collect will be quantitative (numbers or data) versus qualitative, which is descriptive and observational. Ideally, you will gather a mix of the two types of data. For example, you might run an A/B test on your website to see if a new pricing tier would bring in more business. In that research study, you might also interview seven customers about whether or not the new pricing tier would appeal to them. This way, you’re receiving hard data and qualitative data that provide more color and insight.

When collecting data, make sure it’s valid and unbiased. You would never ask a research interviewee, “You think that we should offer a higher pricing tier with additional services, correct?” This type of question is clearly designed to influence the way the person responds. Try asking both open-ended and closed-ended questions (for instance, a multiple-choice question asking what income range best describes you).

4. Analyze Data and Report Findings

Now that you’ve gathered all of the information you need, it’s time for the fun part—analyzing the data. While one piece of information or data might jump out at you, it’s important to look for trends as opposed to specific pieces of information. As you’re analyzing your data, don’t try to find patterns based on your assumptions prior to collecting the data.

Sometimes, it’s important to write up a summary of the study, including the process that you followed, the results, conclusions, and what steps you recommend taking based on those results. Even if you don’t need a formal marketing research report, be sure that you review the study and results so that you can articulate the recommended course of action. Sharing the charts and data you collected is pointless if it doesn’t go hand in hand with action.

Is your hypothesis proven wrong? Great—that’s why you do testing and don’t run with assumptions when making decisions that could have a major impact on your organization. It’s always better to take the results as they are, instead of twisting the data to show that you were right.

5. Take Action

Ta-da! Your research is complete. It’s time to present your findings and take action. Start developing marketing campaigns. Put your findings to the test and get going! The biggest takeaway here is that, although this round of research is complete, it’s not over.

The problem, business environment, and trends are constantly changing, which means that your research is never over. The trends you discovered through your research are evolving. You should be analyzing your data on a regular basis to see where you can improve. The more you know about your buyer personas, industry, and company, the more successful your marketing efforts and company will be. When you look at it that way, you should start to wonder why so many organizations don’t budget time and resources for marketing research.

Of course, there is a lot more to the marketing research process than these five core steps, but these are enough to get you started. Good luck, and be sure to share any tips you have discovered for conducting marketing research!